Nos préconisations pour constituer un dossier d'Appel d'Offre propreté

L’appel d’offre est l’une des procédures les plus pointues prévues par le code de la commande publique. Ses étapes sont relativement figées car cette procédure est rigoureuse.

Afin de réaliser un appel d’offre pour l’entretien d’espaces de bureaux, de sièges sociaux, de réseaux multi-sites, il est nécessaire de rassembler un certain nombre d’informations fondamentales qui vont permettre aux entreprises de propreté de répondre de manière efficiente aux attentes du client.  Les offres seront par la suite comparées en tout impartialité.

Parmi les éléments à fournir se trouvent tout d’abord des informations générales énoncées ci-dessous :

• Règlement de consultation : les dates à respecter (date de remise des offres, les dates de soutenance, les visites obligatoires etc…

• Le périmètre de l’appel d’offre : Désigne les sites et locaux à entretenir dans le cadre de la consultation.

• Un DPGF et un BPU simplifié : La décomposition des prix globaux et forfaitaires (DPGF) permet de fournir les détails budgétaires de la prestation à réaliser. Ces enveloppes budgétaires sont définies par des quantités et des éléments à chiffrer par les entreprises. Le BPU (bordereau de prix unitaire) permet quant à lui d’identifier le coût unitaire d’une prestation complémentaire à réaliser.

• Cahier des charges détaillé : Un cahier des charges détaille l’ensemble des prestations à chiffrer dans le cadre de la consultation. Il comprend un fréquentiel, une nomenclature et une typologie de locaux.

• Superficie par typologie de locaux : identifier les moyens d’accès pour la vitrerie inaccessible : alpinistes, nacelle de toit, etc… et surface sol.

• Plans du bâtiment

• Liste des revêtements de sol à entretenir

• IRP : Représentativité du personnel

• Informations relatives à la reprise du personnel : Il s’agit de l’annexe 7, incluant les avantages sociaux acquis conventionnels et non conventionnels

• Effectif : résident + visiteur mensuel . Une information nécessaire pour déterminer le nombre de distributeurs pour chiffrer les consommables sanitaires

• Dates de visites

• Thème à aborder important pour le client

• Cadre de réponse limité en nombre de page

• Clarifier les jours et créneaux horaires pour l’intervention de nos équipes et identifier les contraintes (par exemple, bureaux nettoyés avant 8h, etc. ...)

• Demande de documents administratifs : DUME (document unique de marché européen) ou formulaire DC1/formulaire DC2 pour les marchés publics.

• Les moyens : les plateformes internet. Ceci concerne notamment la réponse dématérialisée aux appels d'offres pour laquelle il est préférable de transmettre par voie électronique des fichiers PDF..